เอกสารที่ควรรวบรวมให้สำนักงานบัญชีมีทั้งฝั่งขาย ฝั่งซื้อ หลักฐานรับจ่ายเงิน และรายการพิเศษของกิจการ เริ่มจากเช็กลิสต์นี้ แล้วปรับร่วมกับผู้ทำบัญชีว่าร้านหรือบริษัทของคุณต้องส่งอะไรเพิ่ม ใครรับผิดชอบ และส่งวันไหน
เช็กลิสต์รายเดือน: ต้องส่งอะไรบ้าง?
ตารางนี้เป็นแนวทางจัดงาน เลือกใช้เฉพาะรายการที่เกี่ยวข้อง และระบุเดือน/งวด ชื่อกิจการ และสาขาที่ส่งเอกสารให้ชัด
| หมวด | สิ่งที่รวบรวม | ส่งแล้ว | ยังขาด | ผู้รับผิดชอบ |
|---|---|---|---|---|
| ขาย | ใบแจ้งหนี้ ใบรับ หลักฐานส่งมอบหรือรับงาน | |||
| ภาษีขาย | ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้ ตามสิทธิและหน้าที่ | |||
| ควบคุมเอกสาร | รายการเลขซ้ำ เลขขาด เอกสารยกเลิกและคำอธิบาย | |||
| ซื้อ/ค่าใช้จ่าย | ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษีตามกรณี สัญญา และหลักฐานรับของ/บริการ | |||
| รับจ่ายเงิน | Statement ที่ใช้ในกิจการ หลักฐานเงินสด/เงินโอน และเอกสารจับคู่ | |||
| หัก ณ ที่จ่าย | หนังสือรับรอง แบบและหลักฐานนำส่งตามหน้าที่ รวมรายการต้องตามเพิ่ม | |||
| พนักงาน | สรุปเงินเดือน OT และรายการหัก หากมีลูกจ้าง | |||
| สินค้า | รายการรับจ่ายและตรวจนับ หากมีสต็อก | |||
| รายการพิเศษ | ทรัพย์สิน เงินกู้ เงินเจ้าของ เงินลงทุน และรายการยังไม่ทราบที่มา | |||
| งานค้าง | รายการต้องตามหลักฐานหรือต้องให้บัญชีวินิจฉัย |
ดาวน์โหลดเช็กลิสต์ด้านล่าง แล้วเติมเดือน/งวด ผู้รับผิดชอบ วันส่ง และหมายเหตุให้ตรงกับวิธีทำงานของทีม
ดาวน์โหลดเช็กลิสต์เอกสารบัญชี (CSV) เปิดด้วย Excel หรือโปรแกรมตารางที่คุณใช้ · ไม่ต้องลงทะเบียน
ถ้าเอกสารยังขาด ให้ส่งหลักฐานจริงที่มีพร้อมรายการตามเพิ่ม ใบสำคัญจ่ายที่ทำเองใช้บันทึกข้อเท็จจริงประกอบ แต่ไม่ได้ทำให้หักรายจ่ายหรือใช้ภาษีซื้อได้โดยอัตโนมัติ
จัดแฟ้มและรอบส่งอย่างไรให้ตามงานง่าย
1. ตั้งผู้รวบรวมหลักหนึ่งคน
ให้คนนี้ตรวจรายการเอกสารจากทุกฝ่าย บันทึกว่าได้รับอะไร ขาดอะไร และใครต้องตามต่อ ไม่จำเป็นต้องเป็นคนตัดสินสิทธิภาษีเอง
2. แยกแฟ้มตามงาน
ใช้แฟ้มขาย ซื้อ/ค่าใช้จ่าย รับจ่ายเงิน และรายการพิเศษ พร้อมแฟ้ม “ต้องตามเพิ่ม” แยกต่างหาก เก็บสัญญาและหลักฐานส่งมอบไว้คู่รายการที่เกี่ยวข้อง
3. ใช้เลขอ้างอิงร่วมกัน
จับคู่ใบแจ้งหนี้ ใบรับ และหลักฐานชำระด้วยเลขอ้างอิงที่ค้นหาได้ ตั้งชื่อไฟล์ให้เหมือนกัน เช่น 2569-11_ค่าใช้จ่าย_ร้านเอ_INV123.pdf แต่การตั้งชื่อไฟล์ไม่ได้แทนการตรวจเนื้อหาเอกสาร
4. ตกลงรอบส่งกับสำนักงานบัญชี
เลือกส่งรายสัปดาห์หรือรอบอื่นที่ทำให้ผู้ทำบัญชีตรวจทันหน้าที่ของกิจการ ระบุผู้รับ ช่องทางหลัก และวิธีรับทราบเอกสารที่ยังขาด การส่งต้นฉบับควรมีรายการส่งมอบและข้อตกลงขอคืน
รอบส่งแฟ้มไม่ใช่วันเกิด VAT หรือกำหนดยื่นภาษี จึงต้องจัดเอกสารให้ทันเหตุการณ์จริง ไม่รอวันส่งแล้วค่อยกำหนดวันเอกสารย้อนหลัง
ตัวอย่าง: ร้านรับทำป้ายทีม 4 คน
ตัวอย่างสมมติ ร้านรับทำป้ายเปลี่ยนจากรวบรวมเอกสารทั้งหมดวันสุดท้าย เป็นให้ผู้รวบรวมตรวจทุกวันศุกร์
- ฝ่ายซื้อส่งใบเสร็จค่าวัสดุพร้อมหลักฐานชำระ
- ฝ่ายขายส่งใบแจ้งหนี้ หลักฐานรับงาน และรายการรับชำระ
- ผู้รวบรวมทำเครื่องหมาย “ส่งแล้ว” หรือ “ยังขาด” พร้อมชื่อคนตามต่อ
- รายการที่ยังวินิจฉัยไม่ได้ส่งให้ผู้ทำบัญชีพร้อมข้อเท็จจริง ไม่ทำสถานะว่าถูกต้องแล้วเพื่อปิดงาน
วิธีนี้ทำให้เห็นงานค้างเป็นรายการ ตัวอย่างเป็นแนวคิดจัดงาน ไม่ใช่ผลการใช้งานของลูกค้า PANN หรือคำรับรองว่าจะประหยัดเวลาเท่าใด
ข้อควรทราบทางบัญชีและภาษี
แยกประเภทกิจการออกจากสถานะ VAT
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตาม พ.ร.บ.การบัญชี เช่น บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน มีหน้าที่ส่งเอกสารประกอบให้ผู้ทำบัญชีถูกต้องครบถ้วนตามมาตรา 12 แต่เจ้าของกิจการบุคคลธรรมดาไม่ได้อยู่ในขอบเขตเดียวกันทุกราย ต้องดูประเภทและประกาศที่เกี่ยวข้อง รวมถึงหน้าที่ทางภาษีของตน
สถานะจด VAT เป็นอีกเรื่องหนึ่ง บริษัทไม่ได้จด VAT ทุกแห่ง และบุคคลธรรมดาก็จด VAT ได้ การไม่จด VAT ไม่ได้แปลว่าไม่ต้องเก็บเอกสารหรือพ้นหน้าที่จดทะเบียนทั้งที่เข้าเกณฑ์แล้ว
เอกสารครบไม่ได้แปลว่าใช้สิทธิภาษีได้ทุกยอด
แยกการบันทึกบัญชี การหักรายจ่ายภาษีเงินได้ และการใช้ภาษีซื้อออกจากกัน สำหรับผู้จด VAT ต้องตรวจความครบถ้วน สิทธิผู้ออก และภาษีซื้อต้องห้าม ผู้ไม่จด VAT ไม่ได้มีสิทธิเครดิต VAT เองเพียงเพราะได้รับใบกำกับภาษีซื้อ
ยอดโอนสุทธิอาจต่างจากยอดชำระรวมเพราะมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้แสดงยอดรวม ภาษีที่ถูกหัก และยอดสุทธิพร้อมหลักฐานที่สัมพันธ์กัน แยกยอดรับบางส่วน เงินล่วงหน้า และเงินส่วนตัวให้ชัด
เก็บเอกสารกี่ปี?
สำหรับผู้มีหน้าที่ตาม พ.ร.บ.การบัญชี มาตรา 14 กำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะส่งมอบตามมาตรา 17 และอธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีอาจกำหนดให้บางประเภทเก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปีได้
ครบ 5 ปีไม่ได้แปลว่าทำลายได้ทันที ต้องดูข้อกำหนดทางภาษี กฎหมายอื่น และเรื่องตรวจสอบหรือข้อพิพาทที่ยังค้างด้วย สถานที่เก็บต้องเป็นไปตามมาตรา 13 การฝากต้นฉบับกับสำนักงานบัญชีจึงควรตรวจเงื่อนไขสถานที่และการอนุญาตตามกรณี
คำถามที่พบบ่อย
มีแต่สลิปโอนพอไหม?
สลิปใช้ประกอบการตรวจสอบการโอน แต่ไม่บอกวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและสิทธิภาษีครบทั้งหมด ควรจับคู่กับเอกสารซื้อขาย สัญญา หรือหลักฐานรับสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้อง
ส่งไฟล์แล้วทิ้งต้นฉบับได้ไหม?
การที่สำนักงานบัญชีรับสแกนหรือ PDF ไม่ได้ยกเว้นกฎเก็บต้นฉบับ รูปถ่ายทั่วไปไม่ใช่ e-Tax Invoice ต้องตรวจประเภทเอกสารและเงื่อนไขเก็บรักษาก่อน
ถ้าเอกสารหายทำอย่างไร?
ผู้มีหน้าที่ตาม พ.ร.บ.การบัญชีต้องแจ้งสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีภายใน 15 วันนับแต่ทราบหรือควรทราบว่าสูญหายหรือเสียหาย ให้ติดต่อผู้ทำบัญชีและ DBD เพื่อตรวจขั้นตอนล่าสุดโดยเร็ว หน้าที่ทางภาษีและการขอใบแทนต้องพิจารณาแยกตามเอกสาร
เริ่มใช้เช็กลิสต์กับเดือนนี้
นำรายการไปตกลงกับสำนักงานบัญชี เติมชื่อผู้รับผิดชอบและรอบส่ง แล้วแยก “ส่งแล้ว” “ยังขาด” และ “ต้องให้บัญชีตรวจ” ตั้งแต่ต้นเดือน ไม่ต้องรอให้ทุกอย่างครบก่อนจึงแจ้งว่าขาดอะไร
ข้อมูลนี้เป็นความรู้ทั่วไป เช็กลิสต์ต้องปรับตามกิจการและข้อตกลงกับผู้ทำบัญชี
แหล่งอ้างอิง
ทบทวนเนื้อหารอบแก้ไขวันที่ 7 พฤศจิกายน 2569 เวลาไทย